Payroll versus salarisadministratie: dit zijn de verschillen!

0

De groei van je bedrijf en daarmee de uitbreiding van het personeel klinkt voor velen als muziek in de oren. Maar bij groei horen ook de groeiende verantwoordelijkheden. Termen zoals payroll en salarisadministratie zullen wellicht al een keer de revue zijn gepasseerd. Maar wat zijn de verschillen en welke optie is het meest geschikt voor jouw bedrijf? In deze blog zetten we uiteen wat je moet weten over payroll en salarisadministratie.

Alles uitbesteden oftewel, Payroll

Wanneer de salarisadministratie en het werkgeverschap van jouw bedrijf compleet worden uitbesteed, wordt het ook wel payroll genoemd. Met deze manier van werken, of eigenlijk uitbesteden, laat je een payrollbedrijf alle juridische zaken met betrekking tot werkgeverschap en salarisadministratie verwerken. Zo komen nieuwe werknemers niet direct bij jouw bedrijf in dienst, maar bij het payrollbedrijf. Payroll heeft daarom ook twee vormen van werkgeverschap: formeel of materieel.

Formeel werkgeverschap

Als je ervoor kiest een payrollbedrijf in dienst te nemen zullen zij de salarisverwerking en uitbetaling van het salaris op zich nemen. Bij formeel werkgeverschap is het payrollbedrijf ook de juridische werkgever van de werknemer. Belangrijke punten zoals pensioenopbouw en arbeidsongeschiktheid en andere wettelijke verplichtingen komen ook bij het payrollbedrijf te liggen, waardoor jij je als werkgever kan richten op de kerntaken.

Materieel werkgeverschap

Bij materiaal werkgeverschap is de situatie net wat anders. Hier ligt de verantwoordelijkheid bij het bedrijf of de organisatie waar de payrollmedewerkers hun werkzaamheden uitvoeren. Simpeler gezegd, bij materiaal werkgeverschap behoud je de regie over de uit te voeren werkzaamheden en heb je zelf de controle over bijvoorbeeld de salaris- en functioneringsgesprekken. Er is op de werkvloer dan ook geen verschil tussen de eigen medewerkers van het bedrijf of de medewerkers die via payrolling in dienst zijn.

Payroll versus salarisadministratie: de verschillen

Zoals hierboven uitgelegd ben je bij een payrollconstructie niet verantwoordelijk voor het werkgeverschap en de daar bijbehorende werkgeverslasten. Deze worden namelijk voor je opgepakt door een derde partij. Zodra je ervoor kiest om zelf nieuwe werknemers in dienst te nemen als juridisch werkgever dan ben je ook verantwoordelijk voor de salarisadministratie en alles wat daarbij komt kijken. Belangrijk hier om te weten is dat je in deze situatie de eindverantwoordelijke blijft. De salarissen zullen door jou moeten worden uitbetaald ongeacht of je de salarisadministratie uitbesteed.

Wat zijn de voordelen van payrolling?

De voordelen van payrolling liggen voornamelijk bij de risico’s. Of eigenlijk, de risico’s die je als werkgever normaalgesproken als werkgever zou hebben maar nu bij een andere partij komen te liggen. Dit betekent dat je niet verantwoordelijk bent voor bijvoorbeeld de kosten van doorbetaling van het salaris wanneer iemand ziek of arbeidsongeschikt blijkt te zijn. Een ander voordeel is dat sommige payrollbedrijven altijd een pool van uitzendkrachten tot hun beschikking hebben. Hierdoor ben je extra flexibel met het schalen van personeel of kun je rekenen op een vervanger wanneer er iemand uitvalt. Vooral kleine bedrijven of startups hebben profijt van werken met een payrollbedrijf. Wanneer er bijvoorbeeld geen ruimte is om iemand voor de salarisadministratie in dienst te nemen dan kan een payrollbedrijf hen hierin ondersteunen. Een andere oplossing voor dit veelvoorkomende probleem is het uitbesteden van de salarisadministratie. Zo blijf je wel juridisch verantwoordelijk voor de werknemers maar helpt een andere partij je bij het verwerken van de salarisadministratie.

Dit zijn de voordelen (eigen) salarisadministratie

  • Er gaat nogal wat tijd overheen alvorens een payroll medewerker daadwerkelijk in dienst is. Dit creëert een afstand tussen andere werknemers en de payrollmedewerkers die net van start gaan. Niet alleen in ervaring op de werkvloer maar ook onderlinge verbinding. Door een werknemers direct in eigen diens te nemen kan dit voorkomen worden.
  • Altijd direct inzicht. Wanneer je ervoor kiest de salarisadministratie zelf uit te voeren heb je altijd inzicht in de loonkosten. Daarbij kunnen softwarepakketten met pro forma omgeving je direct laten inzien of de loonkosten in de toekomst nog gewijzigd kunnen worden.
  • Payrollbedrijven rekenen het brutoloon van werknemers vaak om met een omrekenfactor van zo ongeveer 1,60. De loonkosten voor werknemers liggen in werkelijkheid lager en de loonkosten zullen om die reden via de eigen salarisadministratie ook minder hoog uitkomen.

Wil je de mooie verantwoordelijkheden van het werkgeverschap liever niet uitbesteden, maar wil je ook geen tijd kwijtraken in de administratieve taken zoals de salarisadministratie? Dan is het uitbesteden van de loonadministratie altijd een optie. Op die manier heb je geen omkijken naar salarisverwerking en/of wijzigingen in wetgeving die hiervan op invloed zijn, maar neem je wel de verantwoordelijkheid voor de zorg van je eigen personeel.

Elke werkdag het belangrijkste financiële nieuws in uw mailbox? Meld u gratis aan voor InFinance Daily.

Over de auteur

Partnernieuws

Bovenstaande tekst is geschreven door één van onze (kennis)partners. De redactie gaat uit van de betrouwbaarheid van de aangeleverde informatie door de aanbieder.