Wat dit thema betreft, is de Kamer van Koophandel (KVK) duidelijk: een zakelijke bankrekening is niet verplicht voor de zzp’er. Dit geldt niet alleen voor wie onderneemt via een eenmanszaak, maar bijvoorbeeld ook bij het ondernemen via een vof (vennootschap onder firma). Voor de Belastingdienst is het belangrijkste dat het mogelijk is om de administratie in te zien. Alleen al daarom is het sowieso nuttig om een duidelijk onderscheid te hebben tussen privéuitgaven en zakelijke uitgaven. Bijvoorbeeld door een tweede privébetaalrekening te openen die je vervolgens enkel voor zakelijke doeleinden gebruikt, kun je ook eenvoudig een onderscheid maken tussen de twee geldstromen.
Niet verplicht, maar wel nuttig
In ieder geval is het openen van een zakelijke bankrekening een meerwaarde en dit niet alleen vanwege het verbeterde financieel overzicht, iets waar zowel jij als je boekhouder blij mee zullen zijn. Zakelijke bankrekeningen bieden vaak extra functionaliteiten en maken specifieke koppelingen mogelijk, wat in tijdswinst resulteert bij het bijhouden van de administratie. Bij BNP Paribas Fortis reken je bijvoorbeeld op de voordelen van CODA/XML-rapportering en kan men bij verrichtingen soms hulp krijgen van een adviseur, afhankelijk van het bancaire product. Meer informatie over de verschillende formules vind je op de pagina openen zakelijke rekening op de website van BNP Paribas Fortis. Tot slot geeft een zakelijke rekening een professionele uitstraling, want de klant ziet de bedrijfsnaam op het afschrift en bij het overboeken. Ook bij een IBAN-check krijgt men de bedrijfsnaam te zien in plaats van de persoonsnaam.
Bank kan zakelijke rekening verplichten
Tot daar de theorie, want in de praktijk speelt ook het beleid van de bank een rol. De contractuele afspraken en de algemene voorwaarden die gelden in de relatie met de bank zullen dus veel bepalen. En daar knelt het schoentje: de meeste banken bepalen expliciet dat een privébetaalrekening enkel mag worden gebruikt voor niet-zakelijk gebruik. Banken merken het op als een betaalrekening anders wordt gebruikt en zullen dan contact opnemen met de rekeninghouder. Ook bij het aanvragen van bijvoorbeeld zakelijk krediet zal een zakelijke betaalrekening wellicht verplicht worden gesteld. Hieraan zijn in principe kosten verbonden, maar gelukkig geldt voor ondernemers dat deze kosten ook fiscaal aftrekbaar zijn.
Specifieke gevallen en vragen
Laat het duidelijk zijn dat het openen van een zakelijke rekening erg veel voordelen biedt en meestal door de banken, maar niet door de Belastingdienst, verplicht wordt gesteld. Meestal gaat het openen van een zakelijke bankrekening eenvoudig, maar soms levert het problemen op. Zo is de bank verplicht om een antiwitwasbeleid te voeren en zal men in specifieke gevallen weigeren om een rekening te openen of extra vragen hebben.
Ook voor minderjarigen en buitenlandse ondernemers stellen zich soms problemen, hoewel deze niet onoverkomelijk zijn. Elke bank hanteert nu eenmaal een eigen acceptatiebeleid, maar vaak zijn ook uitzonderingen mogelijk. Buitenlandse ondernemers die actief zijn in Nederland zijn hoe dan ook niet verplicht om een zakelijke rekening te openen in Nederland, maar dit is wel toegestaan. Zo kan een Belgische ondernemer gewoon een zakelijke bankrekening openen bij de Belgische bank BNP Paribas Fortis en op deze bankrekening betalingen ontvangen van Nederlandse klanten of betalingen uitvoeren naar Nederlandse leveranciers.
Elke werkdag het belangrijkste financiële nieuws in uw mailbox? Meld u gratis aan voor InFinance Daily.
