Nu veel werknemers van bedrijven gedwongen thuis moeten werken, klinkt ook de roep om vergoeding van bepaalde kosten die gemaakt worden. Dat gaat van de internetverbinding tot de koffie. De werkgever kan gebruikmaken van de werkkostenregeling (WKR) om belastingvrij bepaalde vergoedingen te verstrekken aan werknemers. Maar hoe zinnig en handig zijn die vergoedingen nu echt? We bespreken een aantal voorbeelden.
Internet thuis
Waar je de laatste wel eens wat over hoort, is of bedrijven medewerkers het gebruik van hun internetverbinding thuis voor werk zouden moeten vergoeden bij het thuiswerken. In eerste instantie lijkt dat onnodig, omdat werknemers niet méér voor hun internetverbinding gaan betalen omdat ze hem wat intensiever gaan gebruiken. Toch is het mogelijk om dit te vergoeden op basis van het noodzakelijkheidscriterium. Thuiswerken zonder internetverbinding is immers vrijwel onmogelijk.
Wel is het zo dat men thuis doorgaans een gecombineerd abonnement heeft voor TV en internet (en soms ook vast bellen). Je mag dan als werkgever enkel de kosten voor het internet vergoeden. Voldoet de internetverbinding die de werknemer thuis heeft niet voor de benodigde werkzaamheden, dan kun je als werkgever een rol spelen in het vergoeden van een upgrade naar een betere internetverbinding. Men kan online andere abonnementen voor TV en internet vergelijken.
Thuiswerkplek
De thuiswerkplek zelf kan ook een onderwerp van een belastingvrije vergoeding zijn. Tenminste, als daar nieuwe spullen voor aangeschaft moeten worden door de werkgever en deze nadien ook weer terug in het bezit van de werkgever komen. Tenzij de werknemer de restwaarde vergoed en de spullen houdt. Het is bijvoorbeeld denkbaar dat er een laptop aangeschaft moet worden voor de werkzaamheden. Die kan nadien natuurlijk gewoon terug naar de werkgever.
Maar een ergonomische bureaustoel is natuurlijk ook wenselijk, want ook een thuiswerkplek moet aan de Arbo-regels voldoen. Heeft de werknemer die al, dan valt daar in principe niets belastingvrij aan te vergoeden voor de werkgever. Moet die bureaustoel er nog komen, dan kan die wel op kosten van de werkgever aangeschaft worden, maar die moet dan eigendom van de werkgever blijven óf de werknemer moet hem overkopen als het thuiswerken niet meer hoeft.
Andere vergoedingen
Natuurlijk zijn er ook nog andere manieren waarop de werknemer kosten maakt in het kader van het thuiswerken. Thuiswerken kan een hogere energierekening opleveren, om dat het huis moeten worden verwarmd en er lichten aanstaan op momenten dat dat normaliter niet het geval zou zijn. Daarnaast zal de werknemer waarschijnlijk veel bellen met zijn of haar eigen telefoon dan anders, omdat dit nodig is voor het werk. Dit zijn misschien wel de kosten die het meest in aanmerking komen om vergoed te worden, omdat hier aanwijsbaar sprake is van meerkosten als gevolg van het thuiswerken.
Deze kosten kunnen binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling belastingvrij aan de werknemer worden vergoed. Daarnaast is er ook nog de koffie en cup-a-soup die anders wellicht door het bedrijf ter beschikking gesteld worden en waar de werknemer nu zelf boodschappen voor moet doen. Ook daarvoor is een vergoeding mogelijk, hoewel het wel beetje kleinzerig is om daar als werknemer een vergoeding voor te verlangen. Die heeft het verbruik daarvan immers volledig in eigen hand.
Natuurlijk zit er, in ieder geval waar het de vrije ruimte van de WKR betreft, wel een bovengrens aan wat je als werkgever belastingvrij kunt vergoeden. Doorrekenen is dus noodzakelijk. Daarbij is het het meest zinnig om voorrang te geven aan vergoedingen voor zaken die de werknemer door het thuiswerken daadwerkelijk op kosten jagen.
Elke werkdag het belangrijkste financiële nieuws in uw mailbox? Meld u gratis aan voor InFinance Daily.
