Houd de situatie bij mensen met betalingsproblemen overzichtelijk en eenvoudig. Dat is volgens Michel van Leeuwen, gerechtsdeurwaarder en directeur bij Flanderijn, het beste medicijn voor een goede afloop en het geeft uw klant minder stress. Vier tips…
‘De kans is groot dat ook een deel van jouw klanten moeite heeft om betalingsverplichtingen na te komen.’
Auteur: Michel van Leeuwen, gerechtsdeurwaarder en directeur bij Flanderijn
De financiële gevolgen van het coronavirus lijken voor veel particulieren en bedrijven nog mee te vallen. Rekeningen worden vaak op tijd betaald en ook betalingsregelingen worden goed nagekomen. Waarschijnlijk komt dit door de ondersteuningsmaatregelen van de overheid en omdat veel mensen door de crisis een ander bestedingspatroon hebben. Maar voor veel ZZP’ers, jongeren, medewerkers met tijdelijke contracten en bedrijven in de horeca- en evenementenbranche hakt de coronacrisis er nu al wel in.
De kans is groot dat ook een deel van jouw klanten moeite heeft om betalingsverplichtingen na te komen. Hoe ga je daar goed mee om? Hoe zorg je dat betalingsachterstanden niet oplopen, maar juist zo snel mogelijk worden opgelost?
Stress en financiële problemen versterken elkaar
Eerst wat meer over persoonlijke factoren die een rol spelen bij betalingsachterstanden. Zogenaamde ‘life-events’ als baanverlies of ziekte veroorzaken veel stress. Onzekerheden over financiën steken dan snel de kop op. Onderzoeken laten zien dat de combinatie van stress en gevoelens van armoede kunnen leiden tot een tijdelijke daling in het mentale vermogen. Het resultaat? Mensen maken geen weloverwogen keuzes meer, maar op het oog ‘domme’ keuzes. Dit zorgt voor meer problemen, waardoor stress verder toeneemt. Een vicieuze cirkel waar iemand moeilijk uitkomt. Houd de situatie bij mensen met betalingsproblemen daarom overzichtelijk en eenvoudig. Hiermee is de kans kleiner dat problemen verergeren. Maar hoe doe je dat precies?
Zo houd je het eenvoudig en overzichtelijk
Met de volgende vier tips houd je de financiële situatie overzichtelijk en simpel. Zo blijft de klant door de bomen het bos zien, heeft hij sneller zicht op een goede afloop en vermindert de stress als gevolg van financiële problemen.
- Schrijf simpel
De eerste stap waarmee je overzicht creëert voor de klant, is door informatieve brieven te sturen. Wil je zeker weten dat klanten deze begrijpen? Pas eenvoudig Nederlands toe, oftewel taalniveau A2 of B1, want 95 procent van de Nederlanders begrijpt dit. Zo voorkom je dat brieven bol staan van de moeilijke woorden. Zorg daarnaast dat de lezer in één oogopslag de belangrijkste informatie uit de brief kan halen. Dit realiseer je door snel tot de kern van de boodschap te komen. - Wees begripvol
Een klant betaalt sneller als hij zich begrepen voelt. Kies daarom een passende tone-of-voice in zowel schriftelijke als mondeling communicatie, waarmee je begrip toont voor de situatie van de klant. Vraag in telefonische gesprekken ook naar het ontstaan van de betalingsachterstand en bied hulp aan. Hiermee neem je veel stress weg. - Maak passende betalingsafspraken
Door veranderende omstandigheden bij klanten, zoals daling van het inkomen, kan het lastiger zijn om betalingsafspraken na te komen. Maak daarom continu afspraken in overeenstemming met de klant. Doe dit steeds voor de korte termijn, zodat het voor de klant te overzien is. Spreek bijvoorbeeld een betalingsregeling af voor drie maanden en bespreek daarna samen hoe je hier vervolg aan geeft. Als je bereid bent om je aan te passen aan de situatie van de klant, werkt hij of zij ook veel beter mee in de zoektocht naar passende betalingsafspraken. - Hanteer flexibele betaaldata
Uit onderzoek dat het Nibud in 2019 voor Flanderijn uitvoerde, blijkt dat een flexibele betaaldatum stress wegneemt bij klanten. Ze kunnen hun ritme van betalen dan aanpassen aan hun inkomensstroom en hoeven zich niet druk te maken over een naderende deadline. Het is zeer waarschijnlijk dat dit ook leidt tot beter betaalgedrag, omdat de kans kleiner is dat een klant een rekening op een bepaald moment niet kan betalen.
Met deze paar kleine aanpassingen bereik je veel effect. Door de financiële situatie van de klant eenvoudig en overzichtelijk te houden, help je de klant én dat heeft een positief effect op het aantal openstaande vorderingen. Een win-win situatie dus.
Elke werkdag het belangrijkste financiële nieuws in uw mailbox? Meld u gratis aan voor InFinance Daily.
